Projectinrichting voor bedrijven

Het verschil met een meubelleverancier zit in de verantwoordelijkheid. Een leverancier levert wat besteld is. Een projectinrichter bepaalt samen met u wát er besteld moet worden, stemt de onderdelen op elkaar af en zorgt dat het op de juiste dag in het pand staat.

Dat begint bij de opname op locatie en eindigt bij de oplevering, inclusief het afvoeren van verpakking en het bijstellen van wat niet meteen goed staat.

Bij ons komt daar de montage bij, met eigen teams in plaats van ingehuurde ploegen. Dat is ook de reden dat de planning houdbaar is: wij zijn niet afhankelijk van de agenda van een derde partij.

In de praktijk begint het bij de indeling en niet bij de producten. Hoeveel werkplekken, hoeveel overleg, hoeveel ruimte om te bellen zonder de rest te storen. Pas als dat vastligt is de keuze van meubels en materialen een uitvoeringsvraag.

Een complete kantoorinrichting omvat daarom meer dan een meubellijst:

De wanden, vloeren en plafonds zelf vallen onder afbouw. Die doen wij ook, dus het kan in dezelfde opdracht, maar het is een ander onderdeel van de begroting en vaak een andere fase in de planning.

De meeste klachten op een werkvloer gaan over geluid en over licht, niet over de stoelen. Een vloer met veel telefoongesprekken heeft belcellen of akoestische afscheiding nodig; een gevel op het zuiden heeft zonwering nodig voordat de schermen onleesbaar worden.

Daarna pas komt het meubilair, en dan vooral de vraag of het instelbaar is. Mensen verschillen in lengte en in hoe lang ze achtereen zitten, en een plek die niet te verstellen is sluit een deel van het team uit.

De Nederlandse norm NEN 1824 stelt eisen aan de minimale oppervlakte per kantoorwerkplek. Wat u in de praktijk nodig heeft hangt af van de opstelling en van de opberging die bij de plek hoort; dat rekenen wij bij de opname uit.

Veel inrichters coördineren een afbouwpartij. Bij ons zit het in huis, dus de wand die er moet staan voordat het meubilair komt, staat er ook op die dag.

Dat maakt vooral verschil als er iets schuift. Eén partij die zowel de wand als de inrichting plant, hoeft daarover niet met zichzelf te onderhandelen.

Het betekent ook dat de keuzes op elkaar aansluiten. De akoestiek van een ruimte is een optelsom van de wand, het plafond, de vloer en het meubilair, en die rekensom maakt niemand als vier partijen los van elkaar leveren.

Wij werken dan per vleugel of per verdieping, met een volgorde die ervoor zorgt dat er steeds een werkbare zone over is. Stof en geluid worden afgeschermd, en het zware werk kan buiten kantoortijd.

Wat dit vraagt is dat de volgorde vóóraf vastligt, inclusief waar mensen in de tussentijd zitten en waar het oude meubilair blijft staan.

Een fasering die onderweg bedacht wordt kost meer dan de fasering zelf. Daarom leggen we die bij de opname vast, met een datum per zone.

Bij een verhuizing of verbouwing blijkt vaak een deel van het meubilair nog prima in orde. Herstofferen of een nieuw blad is dan goedkoper dan vervangen, en het scheelt afval.

Voor wat wel nieuw komt is de vraag of het aan het eind weer uit elkaar kan, en of onderdelen los vervangen kunnen worden. Dat zegt meer over de levensduur van een inrichting dan een keurmerk op de doos.

Wij brengen bij de opname in kaart wat behouden kan blijven. Dat is meestal het eerste punt waarop een begroting omlaag kan zonder dat het resultaat minder wordt.

De vraag naar een duurzaam kantoor komt meestal binnen als een lijst met eisen: gerecycled materiaal, een certificaat per product, liefst iets met CO₂. Dat is te meten en daarom populair, maar het zegt weinig over de werkelijke belasting van een inrichting.

Wat daar wel iets over zegt is de levensduur. Een bureau dat acht jaar meegaat en daarna een nieuw blad krijgt is duurzamer dan een bureau van gerecycled materiaal dat na vier jaar bij het grofvuil staat. Dat verschuift de vraag van de inkoop naar het ontwerp: kan het uit elkaar, zijn onderdelen los te vervangen, en is de stoffering te vernieuwen zonder het frame weg te gooien.

Daarnaast telt wat u niet koopt. Bij vrijwel elk project kan een deel van het bestaande meubilair mee, soms ongewijzigd en soms na herstofferen. Dat is tegelijk de goedkoopste en de schoonste keuze, en het is de eerste plek waar wij naar kijken.

Een derde punt wordt vaak vergeten: een indeling die mee kan veranderen. Een kantoor dat na drie jaar gesloopt moet worden omdat de teams anders zitten, is ongeacht de materialen geen duurzaam kantoor. Verplaatsbare wanden en losmaakbare inrichting voorkomen dat.

Dat is het verschil dat op een project het meest merkbaar is. Niet hoeveel partijen er werken, maar hoeveel nummers u moet bellen als er iets verandert.

Omdat de montage door onze eigen mensen gebeurt, loopt een wijziging in de planning via dezelfde lijn als de opdracht zelf.

Het meubilair is zelden de grootste post. Wat de begroting stuurt is het aantal plekken en de vraag of er bouwkundig iets moet gebeuren om de gewenste indeling mogelijk te maken.

Drie dingen verschuiven een begroting het meest:

Daarom begint een voorstel bij ons met de opname en niet met een prijslijst. Een bedrag zonder plattegrond zegt niets, omdat een groot deel van de kosten uit de indeling volgt en niet uit de artikelen.

Voor een aannemer telt vooral dat de planning klopt en dat er één partij aanspreekbaar is op het hele inrichtingspakket, inclusief de afwerking die daarbij hoort.

Wij leveren in die rol ook alleen de onderdelen die nodig zijn, zonder dat het hele pakket erbij hoeft.

Omdat wij de afbouw ook zelf doen, kunnen wand, vloer en inrichting in één planning. Dat scheelt een overdrachtsmoment op het drukste punt van een project.

Een kantoor wordt zelden stil van één maatregel, en daar gaat het meestal mis. Er komen akoestische panelen aan de wand, de klacht blijft, en daarna gelooft niemand er meer in. De oorzaak is dat drie verschillende problemen één naam hebben gekregen.

Het eerste is galm: geluid dat tussen harde vlakken heen en weer kaatst. Dat meet u als nagalmtijd en pakt u aan met zacht oppervlak, waarbij het plafond het grootste vlak is en dus het meeste oplevert. Het tweede is verstaanbaarheid van gesprekken die niet voor u bedoeld zijn, en daar helpt absorptie nauwelijks tegen: dat vraagt om iets fysieks tussen twee plekken in.

Het derde is bellen. Zonder plek om een gesprek te voeren telefoneert iedereen gewoon aan het bureau, en dan haalt geen enkele maatregel het nog terug.

De volgorde waarin u dit aanpakt bepaalt het resultaat per euro. Begin bij het plafond en de vloer, want dat zijn de twee grootste vlakken in vrijwel elk kantoor. Zet daarna pas afscherming neer, en zorg dat er minstens één belplek per vijftien werkplekken is.

Akoestische oplossingen worden vaak verkocht als product, terwijl het in een kantoor om vlakken gaat. Elk vlak in de ruimte kan geluid terugkaatsen of opnemen, en het grootste vlak heeft het meeste effect. Dat is bijna altijd het plafond, daarna de vloer, dan pas de wand.

Een akoestisch plafond is daarom het eerste waar we naar kijken: plaatmateriaal met een open structuur dat het geluid opneemt in plaats van terugkaatst. Een tapijttegel of een zachte projectvloer doet hetzelfde van onderaf en dempt bovendien het loopgeluid, wat op een verdiepingsvloer een apart probleem is.

Op de wand werken panelen en akoestische wandbekleding, en in de inrichting zelf doen hoge kasten, scheidingselementen en een bekleed akoestisch meubel het werk dat absorptie niet kan doen: de directe lijn tussen twee plekken breken.

Welke combinatie nodig is hangt af van de hoogte van de ruimte, het aantal mensen en wat zij doen. Wij nemen dat op locatie op en zetten de maatregelen in volgorde van effect in het voorstel, zodat u ziet wat de eerste stap oplevert voordat u de hele lijst afneemt.

Bij een verhuizing gaat een deel van het meubilair standaard mee. De vraag is welk deel nog past bij de nieuwe indeling en in welke staat het is.

Bureaus en kasten gaan doorgaans langer mee dan stoelen. Bij stoelen is de stoffering meestal eerder op dan het mechaniek, en dan is herstofferen een reële optie.

Wij nemen dat mee in de opname en zetten het als aparte post in het voorstel, zodat u ziet wat behouden blijft en wat vervangen wordt.

Levering en montage zijn het moment waarop een project zichtbaar goed of fout gaat. Een vracht die te vroeg komt staat in de weg; een vracht die te laat komt houdt de oplevering op.

Omdat wij zelf monteren, plannen wij de levering op de montage en niet andersom. Dat scheelt opslag en schade.

Na de montage lopen we het pand met u door en stellen we bij wat niet meteen goed staat. Pas daarna is het opgeleverd.

Een plek in een open opstelling met gedeelde kasten neemt minder vloer in beslag dan een plek in een kamer met eigen opberging. Ook het aandeel overleg speelt mee: een team dat veel samenwerkt heeft minder vaste plekken nodig en meer overlegruimte.

De norm NEN 1824 stelt eisen aan de minimale oppervlakte per kantoorwerkplek. Die norm is een ondergrens en geen ontwerpdoel.

Bij de opname tellen we de werkelijke behoefte: hoeveel mensen tegelijk aanwezig zijn, hoeveel plekken gedeeld kunnen worden en hoeveel overleg er nodig is. Dat levert meestal een ander aantal op dan het aantal medewerkers.